外国人採用の完全マニュアル!募集から入社までの無料チェックリスト付

外国人採用の完全マニュアル!募集から入社までの無料チェックリスト付

外国人ってどうやって採用できるんだろう?なんとなく『難しそう、面倒くさそう』と感じる皆さんのために、外国人の募集方法から採用後の労務手続きまですべてまとめました。

まだまだ外国人の採用に関する情報が少なく、雇用主の皆さんが大変だと思うので、採用時に使えるように【外国人雇用】募集から入社までの続き・チェックリストPDFで無料ダウンロードできるようにしています。

ぜひダウンロードして、毎日の採用活動に役立ててくださいね!

※2019年6月12日更新




★この記事でわかること

  1. 外国人と日本人の採用の相違点5つ

  2. 募集要項をまとめてターゲットを明確にする

  3. 募集できるビザ(在留資格)の種類を確認

  4. 募集の方法を決める

  5. 応募者とやりとりして面接設定をする【面接設定のコツ3つを伝授】

  6. 採用時に必ずチェックすること一覧

  7. 採用したハローワークに届け出ることを忘れずに!

  8. チェックリストのダウンロードはこちら




1.外国人と日本人の採用の相違点5つ

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外国人の採用についてネットで調べても、外国人の採用にまつわる一元管理された情報がないのが現状です。まず大枠を理解するために、次の5つをおさえましょう。


  1. 入社のタイミングが異なるので注意

    日本人の場合は、内定が出て必要な書類手続きを済ませれば、即日ないし次の日には働くことが出来ます。

    しかし外国人の場合は、内定を出しても在留資格の基準を満たさなければ働くことができません。



  2. 就労のためには学歴や専門知識が必要となる

    外国人は就労を認められた在留資格、いわゆる就労ビザがないと働くことができません。

    この就労ビザは基本的には学歴ビザとなるので、一定水準の大学を卒業することや、専門分野の知識がないと就労ビザが認められないルールになっています。

    外国人には単純労働は認められていません。

    ここでの単純労働とは、専門的な知識を要さない仕事のことを指していて、飲食業や清掃業、運送業などブルーカラー領域の仕事のことを意味します。

    単純労働=簡単な仕事という意味だと誤解を生みやすい言い回しではありますが、国が定めたルールのひとつとして、大学や専門学校で学ぶような専門知識を使わない仕事を単純労働と定めていることを理解しましょう。



  3. 就労の制限の有無

    就労が許可されている在留資格(就労ビザ)を手にしたとしても、それぞれの在留資格には働く業職種や就労時間、期間など細かな制限が設けられています。

    日本人は公序良俗に反すること、暴力団関係など著しく社会に反しなければ、制限なく働くことができます。


  4. 採用時の手続きが日本人より1つ増える

    外国人を採用したら、1つだけ手続きが増えるので覚えておいてください。

    それは『外国人雇用状況届書』と言って、最寄りのハローワークに提出するものです。

    手続きと言っても、所定の用紙に記入して提出するだけですし、訪問ができない人はネットからでも申請できます。

    ※ネットでの申請は厚生労働省のサイトから行います。

    厚生労働省『外国人雇用状況届出システム 』



  5. 在留資格の制度以外は社会保険や労働基準法など日本人と一緒

    先に挙げた4つが、日本人の採用と外国人の採用の主な相違点です。

    在留資格の内容、条件をしっかり確認できれば、その他の取り扱いは日本人と同様と覚えておきましょう。

    社会保険や労働基準法の適用、たとえば有給休暇の付与、税金の取り扱いなどは、原則日本人と同じになります。

    外国人だからやらなくていいは間違いなので注意が必要です。





2.募集要項をまとめてターゲットを明確にする

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外国人採用の大枠が理解できたところで、次は求人に関する募集要項を細かくまとめていきましょう。

「飲食店のスタッフ募集」とざっくりしたものではなく、「どのようなレストランで、どのようなお客様に対してサービスをすポジションなのか」、詳細情報を言語化していくことが非常に重要です。

今の日本では、類似した仕事情報が無数に出回っているので、自社ならではの情報をしっかりまとめて伝えることが重要になってきます。


無料ダウンロードできるチェックリストに、募集要項をまとめるシートが入っているのでぜひ活用してください。

募集要項例

  • 募集職種

  • 勤務地、最寄り駅からのアクセス詳細

  • 給与、待遇

  • 仕事内容(できるだけ詳しく)

  • 必要な日本語レベル(読む・書く・話す・聞く力が、それらのどれくらい必要かを明確にする)

  • 勤務時間、回数(週に何日、何曜日、1日何時間の勤務が必要なのか)

  • ビザの種類(次の章で詳しく説明します)

  • 応募に必要なスキル(絶対に必要なスキルと、あったらいいなの条件を分けて考える)


これらの情報が曖昧な状態で求人募集を出しても、候補者とミスマッチが起きてしまうので気をつけましょう。






3.求人応募できる在留資格(ビザ)の種類を確認

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募集要項が明確になったら、募集対象となる外国人の在留資格(ビザ)を絞り込みます。

先にお伝えした通り、外国人の採用時に一番重要なことが、この在留資格の内容です。

どんなに良い人材でも、あなたの会社の職種・お仕事内容に合致した在留資格を持っていない場合は、残念ながら採用することができないのです。



たとえば、週5日間フルタイムでの募集要項であれば、留学生や家族滞在の在留資格だと28時間の労働制限があるので募集ができません。

また、翻訳や通訳の仕事をしてほしいのに、介護の在留資格しか持っていなければ働くことはできません。



在留資格はたくさん種類があるので、一度に覚えるのは大変です。

まずは下記の在留資格一覧を見て、どのような在留資格があるのか確認してみましょう。

在留資格一覧

  • 永住者(永住の許可を受けた人)

  • 日本人の配偶者など(日本人と結婚している、実の子、特別養子など)

  • 永住者の配偶者など(永住者や特別永住者と結婚している人など)

  • 定住者(日系3世や外国人配偶者の連れ子など)

  • 外交(外国政府の大使や公司など)

  • 公用(外国政府などの公務に従事する者や家族など)

  • 教授(大学教授)

  • 芸術(作曲家、画家、作家など)

  • 宗教(外国の宗教団体から派遣される宣教師など)

  • 報道(外国の報道機関の記者やカメラマン)

  • 高度専門職(高度なスキルを持った人材)

  • 経営、管理(企業などの経営者)

  • 法律、会計業務(弁護士や公認会計士など)

  • 医療(医師、歯科医師、看護師など)

  • 研究(政府関係や企業の研究者)

  • 教育(中学、高校の語学教師)

  • 技術、人文知識、国際業務(機械工学などの技術者、通訳、デザイナーなど)

  • 企業内転勤(外国の事務所からの転勤者)

  • 介護(介護福祉士)

  • 興行(俳優や歌手、プロスポーツ選手など)

  • 技能(外国両氏の調理師、スポーツの指導者など)

  • 技能実習(自国に日本の技能を持ち帰るための制度、技能実習生)

  • 特定技能(2019年4月に新設されたもの。詳しくは、2019年4月新設!外国人の在留資格「特定技能」14分野と試験日程をご覧ください)

  • 留学生(日本語学校、大学や専門に通う留学生)

  • 研修(研修生)

  • 家族滞在(分類2で説明した在留資格などで在留する外国人の配偶者や子ども)

  • 短期滞在(短期間しか滞在しない観光客、会議参加者など)

  • 文化活動(日本文化の研究者など)

かなり数が多いのでここでは名前だけを列挙していますが、より詳しく在留資格(ビザ)について知りたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。

在留資格って何?在留資格の種類やビザ(査証)との違いを解説








4.募集の方法を決める

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次に募集の方法を決めていきます。外国人を募集する方法は主に次のようなものがあります。


募集方法一覧

  1. 求人広告を使う

  2. 転職エージェントを使う

  3. 人材派遣を使う

  4. ハローワークで求人を出す

  5. 知人に紹介をお願いする


それぞれにメリットとデメリットがありますが、外国人採用が初めての人はまず1〜3のやり方をおすすめします。

ハローワークは無料で求人を出すことができ魅力ですが、ハローワークのスタッフは採用支援のプロではありません。採用に困ったときのフォローの手厚さを考慮すると1〜3がベストでしょう。

※1〜5のそれぞれの詳しいメリット・デメリットが知りたい方は次の記事も合わせてご覧ください。

面倒くさくない外国人の採用手法5つ!メリット・デメリットを一気に解説







5.応募者とやりとりして面接設定をする【面接設定のコツ3つを伝授】

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募集を開始し、いよいよ応募者とのやりとりがはじまります。ここで、外国人と面接するときのコツをお伝えします。




連絡方法に気を付ける

まず応募が入ったら面接設定をしますが、日本人とまったく同じように対応しないように気を付けましょう。

  1. 電話とメール、さらににSMSを使用する

  2. 最寄駅とビザを先に確認する

  3. 面接日程を伝えたら前日に確認連絡をする

日本人であれば、メールとLINE、電話を使用することが多いですが、外国人の場合はPCを持っていない、またはメールチェックを頻繁にしない人も多いです。

外国人の中にはWi-Fiが繋がっているときにしか携帯を確認しないなど、即時にレスポンスができる環境下にないことがあるからです。

メールを送りっぱなしにするのではなく、電話・メール・ショートメール(SMS)、LINEなどのSNS、Facebook Messengerなど、連絡手法は幅広く対応できる方がいいでしょう。


土地勘がないことを理解する

また、応募者と連絡がつながったら必ず最寄り駅を確認することもポイントです。外国人の多くは土地勘がなく、勤務地からかなり離れた場所から応募してしまっている場合があります。

エムティックの調査によると、外国人が仕事を辞めた理由のTOP3に『勤務地が遠かったから』という声があるのです。

応募時に彼らの最寄駅から勤務地までの距離を、先に確認することをおすすめします。



ドタキャン防止を行う

そして3つ目に、面接日程が決まったら、必ず前日や面接当日の数時間前にリマインドの連絡を複数回入れましょう。

これは日本人の候補者にも共通しますが、面接ドタキャン率を低くするために効果的です。






6.面接時に必ずチェックすること一覧

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ここでのポイントは、日本語のスキルを「読む・書く・話す・聞く」に分けて、各項目ごとにチェックしていくことです。外国人の多くは、日本語能力試験(JLPT)という検定を受けているので、日本語能力試験の試験結果を聞くことも大切です。

しかし、ここで注意したいのは、JLPTの結果がN3(真ん中の会話レベル)だったとしても、人によっては発音が苦手だったり、ひらがな・カタカナの読み書きが苦手だったりとスキルはまちまちです。

検定結果はあくまでも参考にとどめつつ、面接内で日本語チェックをしっかり行っていきましょう。







読む力のチェック

漢字・ひらがな・カタカナが混ざった書類を渡すなどして、目の前で読んでみてもらいましょう。適当な紙を出して、ひらがなを書き、どのくらい読めるか試す方法でも大丈夫です。

漢字圏以外の国籍の人にとって、日本の漢字は非常に難しいため、まずはひらがな・カタカナが読めるかどうかで判断していくと良いでしょう。

漢字がスラスラ読めることが実際の仕事上で本当に必要なのか見極め、採用基準をゆるめる対応も重要です。

マニュアルをひらがな・カタカナで表記して渡してあげれば、漢字が読めなくても仕事に支障がないケースもあります。




書く力のチェック

ペンと紙を渡して、ひらがなやカタカナで氏名・居住地などを書いてもらいましょう。たとえ履歴書にきれいな日本語が書いてあっても、それらは日本人が代理で書いている可能性があります。



話す力&聞く力のチェック

まずはゆっくりと話すようにして、一問一答に答えられるかテストしていきます。質問する内容はシンプルなものが良いでしょう。

たとえば、「日本にいつから住んでいますか?」「前はなんの仕事をしていましたか?」などです。

一問回答でコミュニケーションができたら、少しテンポを早く雑談を交えて会話していきましょう。どうしても答えられない場合は彼らの母国語で答えてもらっても構いません。

また、会話テストをするときは、仕事現場で使う具体的なフレーズを使うと効果的です。

たとえばレストランの仕事であれば、採用担当者がお客様さんとなり質問を投げかけるようにしてみましょう。

このように、各項目に分けて1つづつ日本語レベルのチェックを行います。



※日本語能力試験(JLPT)について詳しく知りたい方は次の記事もあわせてご覧ください。ビジネス日本語レベルを測るBJTビジネス日本語能力テストについても合わせてご紹介しています。

日本語能力試験(JLPT)とBJTビジネス日本語能力テスト/外国人の日本語レベルのチェックの仕方











7.採用したハローワークに届け出を忘れずに!

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無事に内定、採用に至ったあとの最後のステップをお伝えします。

日本で外国人を採用する場合は、外国人雇用状況届出書という申請を、最寄りのハローワークに届出をすることが義務となっています。また、外国人雇用状況届出は採用時だけではなく、外国人が離職したときにも必要なので覚えておきましょう。

届出はハローワークに直接行くか、WEBサイトからの申請も可能です。下記、厚生労働省のサイトを参照してください。

外国人雇用状況届出システムはこちら(厚生省サイトに推移します)

外国人雇用状況の届出(厚生省サイトに推移します)



また、内定を出した時点で応募者の在留カードのコピーを取っておくことをおすすめします。

在留資格の条件を満たしていても、在留期間が切れてしまうと働くことが出来なくなります。また、応募者が口頭で説明していた在留資格の内容と、実際の在留カードの表記が異なる可能性もあります。

万が一、在留資格の内容と在留カードのに相違があるまま、雇入れを続けてしまうと不法就労助長罪とみなされてしまうこともあるので、十分に注意が必要でしょう。






8.採用チェックリストのダウンロードはこちら

いかがでしたか?本記事ではこれから外国人の採用を行う企業様向けに、求人募集開始時から面接、採用、そして入社時までの対応方法や手順をまとめてお伝えしました。

複数のステップがありますが、実際におさえるべき点は在留資格です。

今回ご紹介した内容を、実践的に現場で使えるように、採用までのステップをチェックリストにまとめています。この資料は【無料】でダウンロードができるので、今すぐ印刷して毎日の採用業務に役立てくださいね。


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