はじめての外国人雇用!募集から入社までのチェックリスト・無料ダウンロード

はじめての外国人雇用!募集から入社までのチェックリスト・無料ダウンロード



外国人をはじめて採用しようと思ったものの 『細かな情報収集が面倒くさい…』と思う方は少なくありません。人手不足で毎日忙しく、採用に関して細かいところまでチェックすることは非常に骨の折れる作業でしょう。そこで今回は、はじめて外国人を雇用する皆さんのために、採用募集時から入社時までに必要な手続きをまとめてチェックリストにしました。

記事の最後に、【外国人雇用】募集から入社までの続き・チェックリストPDFで無料ダウンロードできるようにしています。ぜひダウンロードして、毎日の採用活動に役立ててくださいね!



★この記事でわかること

<目次>

  1. 募集要項をまとめてターゲットを明確にする

  2. 募集できるビザ(在留資格)の種類を確認

  3. 募集の方法を決める

  4. 応募者とやりとりして面接設定をする【面接設定のコツ3つを伝授】

  5. 採用時に必ずチェックすること一覧

  6. 採用したハローワークに届け出ることを忘れずに!

  7. チェックリストのダウンロードはこちら




1.募集要項をまとめてターゲットを明確にする

まずは、今回の求人に関する募集要項を細かくまとめましょう。下記情報は最低限必要なものです。「飲食店のスタッフ募集」とざっくりしたものではなく、「どのようなレストランで、どのようなお客様に対してサービスをすポジションなのか」、詳細情報を言語化していくことが非常に重要です。

無料ダウンロードできるチェックリストに、募集要項をまとめるシートが入っているのでぜひ活用してください。

募集要項例

  • 募集職種

  • 勤務地、最寄り駅からのアクセス詳細

  • 給与、待遇

  • 仕事内容(できるだけ詳しく)

  • 必要な日本語レベル(読む・書く・話す・聞く力が、それらのどれくらい必要かを明確にする)

  • 勤務時間、回数(週に何日、何曜日、1日何時間の勤務が必要なのか)

  • ビザの種類(次の章で詳しく説明します)

  • 応募に必要なスキル(絶対に必要なスキルと、あったらいいなの条件を分けて考える)

これらの情報が曖昧な状態で求人募集を出しても、候補者とミスマッチが起きてしまうので気をつけましょう。



今回募集できるビザ(在留資格)の種類を確認

募集要項が明確になったら、募集対象となる外国人の在留資格を絞り込みます。

たとえば、週5日間フルタイムでの募集要項であれば、留学生や家族滞在の在留資格だと28時間の労働制限があるので募集ができません。下記一覧で、よく聞く在留資格(ビザ)の種類とそれらの条件を紹介しているので確認しましょう。

はたらくことができる在留資格一覧

  1. 永住者

  2. 定住者

  3. 日本人の配偶者

  4. 永住者の配偶者

  5. ワーキングホリデー

  6. 留学生、特定活動(就職活動)、家族滞在

  7. 技術・人文知識・国際業務

  8. その他

ここでは、企業様が外国人のアルバイト採用を行うときに、よく見聞きする在留資格のみまとめています。より詳しく在留資格(ビザ)について知りたい方は、次の記事をご覧ください。

今さら聞けない就業ビザの基礎知識!外国人が日本ではたらくためのVISAを覚えよう




3.募集の方法を決める

次に募集の方法を決めています。外国人を募集する方法は主に次のようなものがあります。

募集方法一覧

  1. 求人広告を使う

  2. 転職エージェントを使う

  3. 人材派遣を使う

  4. ハローワークで求人を出す

  5. 知人に紹介をお願いする

それぞれにメリットとデメリットがありますが、はじめての外国人採用をする場合はまず1〜3のやり方がおすすめします。

ハローワークは無料で求人を出すことができ魅力ですが、ハローワークのスタッフは採用支援のプロではありません。採用に困ったときのフォローの手厚さを考慮すると1〜3がベストでしょう。

1〜5のそれぞれの詳しいメリット・デメリットが知りたい方は次の記事も合わせてご覧ください。

外国人を採用する5つの方法!メリット・デメリットを一気に解説




4.応募者とやりとりして面接設定をする【面接設定のコツ3つを伝授】

募集を開始し、いよいよ応募者とのやりとりがはじまります。ここで、外国人と面接するときのコツをお伝えします。

面接設定のコツ3つ

まず応募が入ったら面接設定をしますが、日本人と同じように対応しない方が良いでしょう。

  1. 電話とメール、さらににSMSを使用する

  2. 最寄駅とビザを先に確認する

  3. 面接日程を伝えたら前日に確認連絡をする

日本人であれば、メールとLINE、電話を使用することが多いですが、外国人の場合はPCを持っていない、またはメールチェックを頻繁にしない人も多いです。外国人の中にはWi-Fiが繋がっているときにしか携帯を確認しないなど、即時にレスポンスができる環境下にないことがあるからです。

メールを送りっぱなしにするのではなく、電話・メール・ショートメール(SMS)、LINEなどのSNS、Facebook Messengerなど、連絡手法は幅広く対応できる方がいいでしょう。

また、応募者と連絡がつながったら必ず最寄り駅を確認することもポイントです。外国人の多くは土地勘がなく、勤務地からかなり離れた場所から応募してしまっている場合があります。

応募時に彼らの最寄駅から勤務地までの距離を、先に確認することをおすすめします。

そして3つ目に、面接日程が決まったら、必ず前日や面接当日の数時間前にリマインドの連絡を入れましょう。これは日本人の候補者にも共通しますが、面接ドタキャン率を低くするために効果的です。



5.面接時に必ずチェックすること一覧

ここでのポイントは、日本語のスキルを「読む・書く・話す・聞く」に分けて、各項目ごとにチェックしていくことです。外国人の多くは、日本語能力試験(JLPT)という検定を受けているので、日本語能力試験の試験結果を聞くことも大切です。

しかし、ここで注意したいのは、JLPTの結果がN3(真ん中の会話レベル)だったとしても、人によっては発音が苦手だったり、ひらがな・カタカナの読み書きが苦手だったりとスキルはまちまちです。検定結果はあくまでも参考にとどめつつ、面接内で日本語チェックをしっかりしていきましょう。

読む力のチェック

漢字・ひらがな・カタカナが混ざった書類を渡すなどして、目の前で読んでみてもらいましょう。適当な紙を出して、ひらがなを書き、どのくらい読めるか試す方法でも大丈夫です。

漢字圏以外の国籍の人にとって、日本の漢字は非常に難しいため、まずはひらがな・カタカナが読めるかどうかで判断していくと良いでしょう。漢字がスラスラ読めることが実際の仕事上で本当に必要なのか見極め、採用基準をゆるめる対応も重要です。マニュアルをひらがな・カタカナで表記して渡してあげれば、漢字が読めなくても仕事に支障がないケースもあります。

書く力のチェック

ペンと紙を渡して、ひらがなやカタカナで氏名・居住地などを書いてもらいましょう。たとえ履歴書にきれいな日本語が書いてあっても、それらは日本人が代理で書いている可能性があります。

話す力&聞く力のチェック

まずはゆっくりと話すようにして、一問一答に答えられるかテストしていきます。質問する内容はシンプルなものが良いでしょう。たとえば、「日本にいつからいますか?」「前はなんの仕事をしていましたか?」などです。一問回答でコミュニケーションができたら、少しテンポを早く雑談を交えて会話していきましょう。どうしても答えられない場合は彼らの母国語で答えてもらっても構いません。

また、会話テストをするときは、仕事現場で使う具体的なフレーズを使うと効果的です。たとえばレストランの仕事であれば、採用担当者がお客様さんとなり質問を投げかけるようにしてみましょう。

このように、各項目に分けて1つづつ日本語レベルのチェックを行います。

日本語能力試験について詳しく知りたい方は次の記事をご覧ください。

日本語能力試験(JLPT)と外国人の日本語レベルのチェックの仕方




6.採用したハローワークに届け出を忘れずに!

無事に内定、採用に至ったあとの最後のステップをお伝えします。日本で外国人を採用する場合は、外国人雇用状況の届出という申請を、最寄りのハローワークに届出をすることが義務となっています。また、外国人雇用状況届出は採用時だけではなく、外国人が離職したときにも必要なので覚えておきましょう。

届出はハローワークに直接行くか、WEBサイトからの申請も可能です。下記、厚生労働省のサイトを参照してください。

外国人雇用状況届出システムはこちら(厚生省サイトに推移します)

外国人雇用状況の届出(厚生省サイトに推移します)






7.採用チェックリストのダウンロードはこちら

本記事では、はじめて外国人の採用を行う企業様のために、外国人雇用の求人募集開始から採用、入社時までの対応方法や手順をお伝えしました。今回ご紹介した内容を、実践的に現場で使えるように、採用までのステップをチェックリストにまとめています。

この資料は【無料】でダウンロードができるので、今すぐ印刷して毎日の採用業務に役立てくださいね。

外国人を雇用する企業様向け 『採用チェックリスト』

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この資料はこんな人におすすめです

  • はじめに外国人を採用しようと考えている

  • 外国人留学生を雇用しているが継続が合っているか心配

  • 優秀な外国人資材を採用して企業の業績を上げていたい

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